Künstliche Intelligenz kann Videokonferenzen deutlich effizienter machen. Moderne Tools sind in der Lage, Gespräche automatisch zu transkribieren, Ergebnisse zusammenzufassen und Aufgaben oder Entscheidungen strukturiert festzuhalten. Dadurch lassen sich Protokolle schneller erstellen, Missverständnisse reduzieren und Besprechungen besser dokumentieren. Gleichzeitig können Mitarbeitende, die nicht teilnehmen konnten, Inhalte später nachvollziehen. Auch Aspekte wie Barrierefreiheit oder Sprachunterstützung profitieren von automatischen Transkriptionen.
Trotz dieser Vorteile ist der Einsatz solcher Technologien rechtlich anspruchsvoll. Unternehmen müssen insbesondere drei Rechtsbereiche beachten: das Strafrecht, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die europäische KI-Verordnung. Bereits die kurzfristige Speicherung von Audiodaten durch ein KI-Tool kann als Aufnahme des gesprochenen Wortes gelten und damit unter § 201 StGB fallen. Deshalb müssen Teilnehmende vor Beginn eines Meetings klar darüber informiert werden, dass eine Transkription erfolgt.
Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist eine klare Rechtsgrundlage erforderlich. In der Praxis kommt häufig das „berechtigte Interesse“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht, etwa zur besseren Dokumentation von Entscheidungen, zur organisatorischen Entlastung oder zur Sicherung von Wissen im Unternehmen. Dabei muss jedoch geprüft werden, ob die Transkription tatsächlich erforderlich ist und ob die Interessen der betroffenen Personen ausreichend berücksichtigt werden.
Das EuGH-Urteil vom 19. Dezember 2024 hat zudem klargestellt, dass auch eine Betriebsvereinbarung keine pauschale Erlaubnis für den Einsatz neuer Technologien darstellt. Unternehmen müssen weiterhin die Grundsätze der Datenminimierung und der Erforderlichkeit nachweisen können.
Für einen datenschutzkonformen Einsatz sind daher klare organisatorische und technische Maßnahmen notwendig. Dazu gehören unter anderem transparente Hinweise auf die Transkription, eingeschränkte Zugriffsrechte auf die Ergebnisse sowie kurze Speicherfristen. Sensible Gespräche – etwa Personalgespräche – sollten grundsätzlich von einer automatischen Transkription ausgenommen werden. Ebenso wichtig ist eine menschliche Kontrolle der erzeugten Protokolle, da KI-Systeme Fehler oder sogenannte „Halluzinationen“ enthalten können.
Kurz:
KI-gestützte Transkription kann die Zusammenarbeit und Dokumentation im Unternehmen erheblich verbessern. Voraussetzung ist jedoch ein verantwortungsvoller Einsatz mit klaren Regeln, Transparenz gegenüber den Teilnehmenden und geeigneten Datenschutzmaßnahmen.
Bei weitergehenden Fragen helfen wir Ihnen jederzeit gerne weiter, bitte senden Sie eine kurze E-Mail an datenschutz@dsb-ms.de.
Ihr DSB Münster Team